M
Miguel Santa
Consultor de procesos empresariales
Documento
DG-2026-001 · Mayo 2026
Propuesta · Etapa de diagnóstico

Diagnóstico de
optimización operativa.

Una mirada profunda al uso del tiempo en su operación contable, el costo real de las tareas que hoy hacen a mano, y la oportunidad de devolver capacidad analítica a un equipo atrapado en operatividad.

Preparado para
Junta Directiva
Integrativa Agropecuaria S.A.S.
Origen
Sesión de descubrimiento
40 minutos · Mayo 2026
Alcance del diagnóstico
3 a 4 días en sede
Inmersión operativa completa
Snapshot

La operación, en números reales.

Estas son las cifras que salieron en una sola conversación de 40 minutos con su líder contable. Antes de cualquier propuesta, los invitamos a leerlas.

Volumen mensual
50.000+
Documentos causados al mes, hoy de manera manual.
Nómina anual del área impactada
$720M COP
Equipo contable + ingeniería interna combinados.
Personas en el área
12
8 en Manizales + 4 auxiliares de sede.
Centros de costo activos
50+
Uno por asesor comercial.
Extracto bancario mensual
100+
Páginas conciliadas a mano, por banco.
Infraestructura crítica
Riesgo
15años
Edad del servidor que sostiene toda la operación.
Dedicación de la líder contable
Cuello de botella
8 días al mes
Tiempo dedicado solo a construir informes manuales.
Sesión de descubrimiento

Lo que su equipo nos dijo.

"
En este momento todos estamos solamente en función de generar y generar informes.
— Líder contable de Integrativa, en sesión de descubrimiento

Una conversación de 40 minutos fue suficiente para encontrar cuatro hallazgos de alto impacto en el área contable de la empresa. Tres son cuellos de botella operativos. El cuarto es un riesgo material sobre la infraestructura tecnológica.

Los cuatro tienen algo en común: ninguno se resuelve cambiando software. Todos se resuelven rediseñando los procesos que existen alrededor del software actual.

Este documento explica qué proponemos hacer en los próximos 3 a 4 días en sede para entregar a la Junta Directiva una hoja de ruta cuantificada, con costo, cronograma y retorno esperado.

Capítulo I

Los cuatro hallazgos.

Cada uno representa horas-persona atrapadas en tareas repetitivas o un riesgo material sobre la operación. Ninguno está resuelto hoy.

01
Cuello de botella

Causación manual de facturas de compra.

La factura entra al correo, se imprime en papel, pasa al área contable, y allí una persona la asigna a cuenta contable, le calcula impuestos, la divide entre los centros de costos correspondientes y genera la cuenta por pagar. Una sola factura puede repartirse en hasta 20 centros de costo distintos.

Volumen mensual
50.000+ docs
Personas involucradas
5de 12
El verdadero problema

La complejidad del modelo de costeo de Integrativa es legítima. Ningún software estándar la modela. Por eso la solución no es cambiar de herramienta: es construir una capa que respete su realidad y elimine lo manual.

02
Cuello de botella

Conciliaciones bancarias manuales.

El extracto bancario llega mensual con más de 100 páginas por banco. Una persona compara línea por línea, manualmente, contra el movimiento de cuenta del sistema contable. El proceso toma entre 1 y 2 días por cada banco. Y se repite todos los meses.

Bancos
2
Páginas / mes / banco
100+
Días por conciliación
1–2
Lo que cuesta hoy

Entre 2 y 4 días-persona al mes solamente para reconciliar lo que ya está registrado en ambos sistemas. Es trabajo de verificación que una máquina puede hacer en minutos.

03
Cuello de botella

Generación manual de informes.

Cada informe nace de descargas manuales a Excel. Luego se construye en hojas de cálculo o se alimenta a Power BI a mano. La líder contable, sola, genera diez informes al mes. Eso equivale a un tercio de su tiempo. Antes de hacer análisis, el equipo se pasa la mayor parte del mes preparándolo.

Informes / mes (solo líder)
10
Días dedicados / mes
8
Personas que generan
5+
Por qué importa

Los informes son la materia prima de las decisiones de la Junta. Hoy llegan tarde y consumen el tiempo que debería ir a interpretarlos. Automatizar este flujo es lo que devuelve análisis contable real.

04
Riesgo material

Infraestructura crítica en riesgo.

La operación contable, comercial y de granja vive sobre un único servidor físico de 15 años de antigüedad. Sin redundancia. Sin respaldo en nube. El equipo lo reconoce expuesto a un ataque o falla. Una caída del servidor detiene la facturación, la causación y la nómina de toda la empresa.

Edad del equipo
15años
Respaldo en nube
0
Dependencia operativa
100%
Costo de no actuar

Una falla deja la empresa parada durante días. Hay un gasto inminente en reposición de servidor que puede redirigirse, con mejor retorno, hacia infraestructura en la nube.

Capítulo II

Lo que está en juego.

Antes de hablar de cuánto cuesta resolver, conviene cuantificar cuánto cuesta no resolver.

Nómina anual del área impactada
$720millones COP

Suma de la nómina anual del área contable nacional ($600M) más el equipo de ingeniería interno ($120M). Es la base sobre la que se mide el impacto del diagnóstico.

Personas afectadas
15
12 contabilidad + 3 ingeniería
Costo mensual
$60M / mes
Nómina cargada del área
Tiempo estimado en tareas repetitivas
~30%
De la capacidad del equipo
Proyección sobre los 4 hallazgos

Cuánto tiempo y dinero
se puede liberar.

Tres escenarios sobre la nómina del área impactada. Los porcentajes representan el tiempo del equipo que se libera al automatizar los procesos identificados.

Cómo leer estos números

Liberar tiempo no significa reducir personal. Significa que ese tiempo se redirige al análisis financiero, al control, y a la generación de información para la toma de decisiones de la Junta. Hoy ese tiempo no existe.

Escenario
Tiempo liberado
FTE liberados
Valor anual
Conservador
Solo cuellos parciales resueltos
15%
1.8
$108M
por año
Base Esperado
Los 3 cuellos resueltos
30%
3.6
$216M
por año
Optimista
Cuellos + procesos adyacentes
45%
5.4
$324M
por año
A 3 años · Conservador
$324M
ahorro acumulado
A 3 años · Base
$648M
ahorro acumulado
A 3 años · Optimista
$972M
ahorro acumulado
Capítulo III

Esto fue lo que vimos
en 40 minutos.

Cuatro hallazgos de impacto material salieron en una sola conversación con su líder contable. En tres días en sede, con acceso al equipo, a los datos y a la operación real, lo que aparece debajo es exponencialmente más.

El valor del diagnóstico no es solo profundizar lo ya visto. Es descubrir lo que aún no se ve. Y traducirlo en una hoja de ruta priorizada y cuantificada para la Junta.

40 min de conversación 4 hallazgos ? 3 días en sede procesos por descubrir ineficiencias ocultas oportunidades de automatización
Capítulo IV

Qué hacemos
durante el diagnóstico.

Tres días de inmersión total en su operación. No es entrevistas. Es estar al lado de su equipo viendo el trabajo real.

1
Día uno

Mapa de procesos y volúmenes reales.

Acompañamiento al equipo contable durante un día completo de operación. Medición real de tiempos por proceso. Entrevistas estructuradas con la líder contable, auxiliares y equipo de ingeniería. Levantamiento del flujo causación, conciliación y reportería tal como ocurre, no como se documenta.

2
Día dos

Profundización en infraestructura y datos.

Inspección del servidor central, dependencias críticas, puntos únicos de falla. Evaluación del stack actual y de los flujos de datos entre sistemas. Identificación de procesos automatizables a corto plazo (quick wins) y de los que requieren rediseño profundo.

3
Día tres

Diseño de arquitectura objetivo y validación.

Construcción de la arquitectura técnica recomendada. Comparativo on-premise vs nube con cifras propias de Integrativa. Priorización del roadmap con la líder contable y el equipo de ingeniería. Cierre con un workshop de validación de hallazgos.

+
Días posteriores

Documentación y entrega.

Consolidación del documento final del diagnóstico, con sus anexos técnicos, las 3 modalidades de implementación cotizadas y la presentación ejecutiva para la Junta Directiva.

Capítulo V

Qué recibe la Junta al final.

El diagnóstico se entrega como un documento ejecutivo más un paquete de anexos. Cada uno fue diseñado para que la decisión sobre invertir en automatización sea informada, cuantificada y trazable.

1
Diagnóstico operativo

Mapa AS-IS de procesos críticos.

Causación, conciliación, reportería y venta documentadas tal como ocurren hoy.

2
Baseline cuantitativo

Línea base de tiempos y costos.

Horas-persona por proceso, FTE equivalente y costo en COP. La métrica contra la que medir todo después.

3
Diseño objetivo

Mapa TO-BE.

Cómo se ve cada proceso después de automatizar, conservando el sistema contable actual.

4
Arquitectura técnica

Diagrama de infraestructura recomendada.

Qué vive on-premise, qué vive en nube, cómo se integran los sistemas, y la ruta de migración por etapas.

5
Comparativo de infraestructura

On-premise vs nube · TCO a 3 años.

Cuánto cuesta mantener el servidor actual + reposición vs migrar gradualmente a la nube.

6
Catálogo

Automatizaciones priorizadas.

Cada automatización con: complejidad, tiempo, costo, horas liberadas, FTE y payback.

7
Cronograma

Roadmap a 12 meses.

Quick wins de mes 1-3, proyectos medios de mes 4-6, grandes apuestas de mes 7-12.

8
Retorno

Proyección ROI a 3 años.

Escenarios conservador, base y optimista. Punto de equilibrio. Traducción FTE a COP.

9
Riesgos

Mapa de riesgos y mitigaciones.

Qué puede salir mal en el camino de transformación, ordenado por impacto y probabilidad.

10
Próxima fase

Tres modalidades de implementación cotizadas.

Tres formas distintas de ejecutar el roadmap, cada una con su costo, plazo y nivel de involucramiento de Integrativa.

Capítulo VI

El futuro de su infraestructura.

Una de las preguntas que el diagnóstico responde con cifras propias de Integrativa: cuánto cuesta sostener el modelo actual y cuánto cuesta migrar a la nube, en horizonte de 3 años.

Hoy
Riesgo creciente

Servidor on-premise.

Modelo Dell PowerEdge R710, 15 años de antigüedad, sin redundancia.

  • Sin respaldo automático en nube. Una falla detiene la operación.
  • Capacidad agotada. Procesos se bloquean por saturación.
  • Vulnerabilidad reconocida. Sin defensa frente a un ataque.
  • Crecer requiere comprar hardware nuevo. Inversión grande, escalado limitado.
Costo inminente
Reposición de servidor + mantenimiento + electricidad + soporte = inversión fija recurrente sin escalabilidad incluida.
A futuro
Escalable

Infraestructura en nube.

Migración gradual por etapas. Sin disrupción operativa.

  • Respaldos automáticos. Operación protegida ante cualquier evento.
  • Capacidad elástica. Crece con el negocio sin inversión fija.
  • Acceso seguro desde cualquier ciudad o sede. La operación deja de depender del lugar.
  • Habilita automatizaciones que el servidor actual no soporta.
Modelo de costo
Variable, pagado solo por uso. Más barato de entrada que comprar un nuevo equipo. El diagnóstico entregará el cálculo TCO específico para Integrativa.
Capítulo VII · Anexo del diagnóstico

Tres formas distintas
de ejecutar lo que el diagnóstico identifique.

Al cierre del diagnóstico, la Junta recibirá tres cotizaciones detalladas para la fase de implementación. Cada una con un nivel distinto de involucramiento de Integrativa, distinto plazo y distinto costo.

Modalidad A

Implementación llave en mano.

Nuestro equipo ejecuta el roadmap completo. Integrativa recibe la solución funcionando, con documentación y entrenamiento.

Velocidad Rápida
Esfuerzo Integrativa Mínimo
Inversión Alta
Ideal cuando la velocidad de retorno es la prioridad.
Modalidad B · Recomendada

Liderazgo + equipo de Integrativa.

Miguel Santa lidera el proyecto. Su equipo de ingeniería ejecuta, con capacitación y mentoring en cada entrega. Al final del proyecto, el conocimiento queda dentro de Integrativa.

Velocidad Media
Esfuerzo Integrativa Medio
Inversión Media
Ideal cuando hay equipo interno y se quiere construir capacidad de largo plazo.
Modalidad C

Modelo híbrido.

Equipo mixto. Nosotros aportamos los perfiles especializados (datos, infraestructura) y trabajamos en conjunto con el equipo de Integrativa en las áreas que requieren conocimiento del negocio.

Velocidad Rápida
Esfuerzo Integrativa Medio
Inversión Media-Alta
Ideal cuando hay tiempo limitado del equipo interno pero se quiere mantener control.
Los costos detallados de cada modalidad se entregan como anexo del diagnóstico, una vez tenemos las cifras reales de la operación. En ese momento la Junta tiene en sus manos las tres alternativas para escoger.
Capítulo VIII

Por qué este diagnóstico vale la pena.

La inversión en el diagnóstico es marginal comparada con lo que está en juego. Esta es la matemática.

Valor liberable año 1 · escenario base
$216M COP
Equivalente a 3.6 FTE de capacidad recuperada
Inversión del diagnóstico
$1.000USD
Por 3 a 4 días de inmersión + documentación
Payback estimado
~8días
Tiempo en que el ahorro mensual supera la inversión del diagnóstico.
ROI a 1 año
~46x
Por cada peso invertido en el diagnóstico, retornan 46 en el primer año.
Costo de no actuar
$60M / mes
Cada mes que pasa, el equipo sigue costando lo mismo sin liberar capacidad.
Inversión

El diagnóstico.

Una cifra única, sin suscripciones recurrentes. Toda la información generada queda en propiedad de Integrativa.

$1.000
USD
Pago único · sin recurrencias
Incluye
  • · 3 a 4 días de inmersión en sede
  • · Documento ejecutivo completo
  • · 10 entregables descritos en este documento
  • · Presentación final ante la Junta
  • · 3 modalidades de implementación cotizadas
No incluye
  • · La ejecución de las automatizaciones
  • · Licencias o suscripciones de terceros
  • · Migraciones de servidor o nube
  • · Desplazamientos fuera de la sede principal
Condiciones comerciales y forma de pago a coordinar directamente con Miguel Santa.
Próximos pasos

Cómo arrancamos.

Una vez aprobada esta propuesta, el cronograma de los 3 días en sede se coordina directamente con el equipo de Integrativa.

1
Aprobación de la propuesta.

Confirmación de la Junta Directiva sobre el alcance, los entregables y la inversión.

2
Coordinación de fechas y accesos.

Agenda de los 3 días en sede + permisos de acceso al equipo contable y de ingeniería.

3
Ejecución del diagnóstico.

Inmersión operativa, levantamiento, análisis y construcción de la arquitectura objetivo.

4
Entrega y presentación a la Junta.

Documento completo + sesión de presentación con espacio para preguntas y decisión sobre la fase de implementación.

"

El verdadero ahorro no está en cambiar la herramienta. Está en devolverle a su equipo el tiempo que hoy se pierde haciendo a mano lo que una máquina puede hacer en segundos.

El diagnóstico es el primer paso, el más pequeño, y el que pone números sobre la mesa para que la Junta pueda decidir con claridad.

Contacto
Miguel Santa
Consultor de procesos empresariales
Documento DG-2026-001
Vigencia 30 días
Versión 1.0
Esta propuesta es confidencial y de uso exclusivo para la Junta Directiva de Integrativa Agropecuaria S.A.S.